Optimiser vos réunions, et par conséquent votre agenda, peut non seulement vous permettre d’améliorer la productivité de votre entreprise mais également d’augmenter votre bien-être au travail ainsi que celui de vos collaborateurs en réduisant le niveau de pression induit par un emploi du temps surchargé ainsi que le risque d’ennui généré par d’éventuelles réunions inutiles.

Évitez toute réunion inutile

Chaque étape d’un projet ne nécessite pas nécessairement le regroupement physique de vos équipes de travail. Dans un contexte de plus en plus digitalisé, de nombreux échanges peuvent en effet être effectué en ligne et notamment par partage d’email lorsqu’une mission n’implique qu’un nombre réduit de vos collaborateurs ou par le biais d’une plateforme collaborative en vue d’assurer la gestion de tout projet de plus grande envergure.

Pour éviter les réunions inutiles tout en assurant efficacement la gestion de vos missions et vos employés, vous devez donc veiller à être réactif par email. Une communication en ligne fluide et rapide vous permettra d’amoindrir vos besoins de réunir physiquement vos équipes et vous fera bénéficier d’un gain de temps considérable. Dans le cadre d’une plateforme collaborative en ligne, commencez par vous assurer que l’ensemble de vos collaborateurs bénéficient des compétences nécessaires en vue de l’utiliser de façon efficace.

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Évaluez en amont le temps nécessaire à votre réunion

Bien qu’il soit assez commun aux entreprises d’attribuer une certaine durée invariable à leurs réunions, le temps véritablement nécessaire à chacune d’entre elles peut pourtant varier d’une façon considérable selon le ou les sujets abordés. À titre d’exemple, une réunion organisée en vue de présenter les chiffres aux employés et les féliciter pour leur productivité est sans aucun doute bénéfique car elle permet de préserver la motivation de vos collaborateurs. Cela étant dit, une telle réunion ne visant aucune prise de décision particulière et n’étant pas de nature à engendrer quelque débat d’opinion, il devrait vous être possible de ne lui consacrer qu’un temps réduit. 

Lorsque vous organisez une réunion, veillez donc à lui attribuer une durée adaptée et à faire part de cette information à l’ensemble des participants. Le timing ainsi établi, chacun participera de manière active à la réunion en vue de respecter le temps imparti.

Limitez le nombre de participants

Force est de constater que certains collaborateurs tendent à concevoir les réunions telles d’agréables pauses dans leur emploi du temps. En outre, un nombre excessif d’employés présents lors d’une réunion étant de nature à ouvrir davantage de débats, cela en allonge généralement la durée sans pour autant apporter quelque information pertinente. Un autre aspect négatif d’une telle pratique n’est autre que le temps de ces collaborateurs qui est dès lors inutilement mobilisé. Lorsque vous organisez des réunions, il est donc essentiel que vous ne sélectionniez que les participants qui lui seront activement utiles.

Faites preuve d’intransigeance quant à la ponctualité

Le temps est une chose précieuse en entreprise qu’il convient de gérer de façon assidue. Le cas échéant, comme par exemple lorsque des réunions trop fréquentes ou trop longues sont organisées, vous vous soumettez à une perte de temps considérable qui peut nuire grandement à la productivité de votre entreprise. C’est dans ce contexte qu’il vous faut preuve d’une intolérance totale face aux retards lors de vos réunions. Ceux-ci sont en effet non seulement source d’une augmentation de la durée de vos réunions mais également d’une déconcentration générale des collaborateurs déjà présents. La ponctualité des vos équipes revêt donc bien une importance capitale dans l’optimisation de vos réunions. Afin de mettre l’accent sur cette qualité, vous pouvez par exemple choisir d’exclure tout retardataire de vos réunions.

Permettant de brainstormer quant à un nouveau projet, de voter des décisions importantes, de rencontrer des clients stratégiques ou encore simplement de créer une véritable cohésion d’équipes, de nombreuses réunions s’avèrent fort utiles en entreprises. Il convient toutefois de veiller à les optimiser afin de libérer votre agenda ainsi que celui de vos employés, de gagner en productivité et de prévenir contre tout risque de bore-out. À cette fin, il convient d’analyser l’emploi du temps de chacun de vos collaborateurs tout en évaluant attentivement en amont la pertinence de vos réunions. 

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