Première étape : Réflexion sur les coûts et les avantages

Tout d’abord, prenez le temps de réfléchir à tous les coûts associés au projet et d’en dresser la liste. Ensuite, faites de même pour tous les avantages du projet. Pouvez-vous penser à des coûts inattendus ? Et y a-t-il des avantages que vous n’aviez peut-être pas prévus au départ ? Lorsque vous établissez les coûts et les bénéfices, pensez à la durée de vie du projet. Quels sont les coûts et les avantages probables au fil du temps ?

Deuxième étape : Attribuez une valeur monétaire aux coûts

Les coûts comprennent les coûts des ressources physiques nécessaires, ainsi que le coût de l’effort humain impliqué dans toutes les phases d’un projet. Les coûts sont souvent relativement faciles à estimer (par rapport aux recettes). Il est important que vous réfléchissiez à autant de coûts connexes que possible. Par exemple, quel sera le coût d’une formation ? Y aura-t-il une diminution de la productivité pendant que les gens apprennent un nouveau système ou une nouvelle technologie, et combien cela coûtera-t-il ?

N’oubliez pas de penser aux coûts qui continueront à être encourus une fois le projet terminé. Par exemple, demandez-vous si vous aurez besoin de personnel supplémentaire, si votre équipe aura besoin d’une formation continue ou si vous aurez des frais généraux accrus.

Troisième étape : Attribuez une valeur monétaire aux avantages

Cette étape est moins simple que la deuxième ! Tout d’abord, il est souvent très difficile de prévoir les revenus avec précision, surtout pour les nouveaux produits. Ensuite, outre les avantages financiers que vous prévoyez, il y a souvent des avantages intangibles, ou « soft », qui sont des résultats importants du projet. Par exemple, quel est l’impact sur l’environnement, la satisfaction des employés ou la santé et la sécurité ? Quelle est la valeur monétaire de cet impact ?

Par exemple, la préservation d’un monument ancien vaut-elle 500 000 euros, ou vaut-elle 5 000 000 euros en raison de son importance historique ? Ou encore, quelle est la valeur des déplacements sans stress vers le travail le matin ? Dans ce cas, il est important de consulter d’autres parties prenantes et de décider de la valeur que vous accorderez à ces éléments immatériels.

Quatrième étape : Comparez les coûts et les avantages

Enfin, comparez la valeur de vos coûts à la valeur de vos bénéfices, et utilisez cette analyse pour décider de votre ligne de conduite. Pour ce faire, calculez vos coûts totaux et vos avantages totaux, et comparez les deux valeurs pour déterminer si vos avantages l’emportent sur vos coûts. À ce stade, il est important de prendre en considération le temps d’amortissement, pour savoir combien de temps il vous faudra pour atteindre le seuil de rentabilité – le moment où les bénéfices viennent rembourser les coûts.

Pour des exemples simples, lorsque les mêmes bénéfices sont reçus à chaque période, vous pouvez calculer la période de remboursement en divisant le coût total prévu du projet par les recettes totales prévues :

Coût total / revenu total (ou bénéfices) = durée (période de remboursement).