Comment les managers peuvent-ils améliorer l’engagement et la productivité des télétravailleurs ?

26 janvier 2021 –

Avec l’arrivée de la pandémie COVID-19 début 2020, plusieurs organisations ont été contraintes d’appeler leurs employés à travailler à distance : télétravailler. Salariés et managers ont été obligés de travailler loin les uns des autres. Une situation inédite. Il aurait bien évidemment été préférable d’effectuer une formation adaptée pour expliquer les politiques du télétravail. Mais en temps de crise, cela est impossible. Des mesures spécifiques, mises en exergue par des travaux de recherche, ont été mises en exécution par les managers afin d’améliorer l’engagement ainsi que la productivité de leurs télétravailleurs.

Les obstacles du télétravail

Les managers doivent tout d’abord identifier les facteurs susceptibles de faire du télétravail une activité contraignante. Les employés performants perdent en productivité, avec une motivation réduite une fois qu’ils ont commencé à travailler chez eux. Les difficultés suivantes se sont présentées à cause du télétravail.

L’impossible supervision

Les managers et les collaborateurs appréhendent trop souvent la diminution en termes d’interactions en face-à-face. Les dirigeants craignent le manque de productivité de leurs employés avec le télétravail (et donc le manque de supervision efficace). Des travaux de recherche indiquent les employés de certains secteurs et fonctions sont devenus plus productifs avec le télétravail. Néanmoins, un grand nombre d’employés ont trouvé du mal à s’adapter au manque de facilité en termes de communication avec leurs supérieurs. Ceux-ci ressentent ainsi le manque de soutien et d’aide qui leur était accordé au quotidien avant cette crise.

L’isolement social :

Beaucoup se plaignent de la solitude engendrée par le télétravail, par manque de conversations informelles. Les personnalités extraverties sont les victimes de premier plan de cette situation, notamment pour celles n’ayant absolument aucune interaction. Après un certain temps, l’isolement mène certains à ne plus se sentir « membre » de l’organisation, avec une volonté de la quitter.

Les distractions à domicile :

Les photos de parents tenant leurs enfants sur leurs genoux alors qu’ils sont en fonction. Dans de telles circonstances, il devient difficile de trouver un cadre propice à sa fonction. Les employeurs sont donc souvent encouragés à s’accommoder à leur domicile pour pouvoir exercer leur fonction en sérénité. Souvent, les salariés ne trouvent pas d’espace de travail optimal chez eux, surtout avec la fermeture des écoles et crèches.

Managers : comment soutenir les télétravailleurs ?

Les nombreux défis du télétravail ont poussé les managers à développer des solutions afin de faciliter la transition. Nous vous les avons listés ci-dessous :

Séances d’échange quotidiennes et structurées

Les bons managers dans ces circonstances contactent quotidiennement leurs employés, que ce soit individuellement ou collectivement. L’idée est d’effectuer des appels régulièrement afin de permettre aux salariés de savoir ce qu’ils doivent faire / consulter, et répondre à leurs questions.

Diversité de moyens de communication

La communication par mail ne suffit pas. Disposer d’une technologie plus poussée, comme les appels en visioconférence, offrent aux participants des indices nécessaires pour leur compréhension. De nombreux avantages découlent de la visioconférence, notamment la réduction du sentiment d’isolement de chaque employé. Pour les conversations complexes / délicates, les appels vidéo sont très utiles. La vitesse de collaboration des visioconférences est plus importante que l’aspect « vidéo ». Plusieurs fonctionnalités sont à votre disposition, notamment Slack, Microsoft Teams et Zoom.

Dans le cas où votre organisation n’a pas réussi à mettre en place ces outils, vous pouvez choisir des solutions à court terme pour respecter vos moyens. Il sera nécessaire de consulter le service informatique de votre entreprise afin de vous assurer que vous disposez des ressources nécessaires.

Les règles d’engagement

Le télétravail est un moyen plus efficace est satisfaisant lorsque les managers définissent clairement leurs attentes concernant la fréquence des échanges, le momentum ou encore les moyens de communication employables : la visioconférence pour les échanges quotidiens et la messagerie instantanée pour les urgences. Vous pourrez indiquer à vos salariés le moyen optimal et les moments idéaux pour vous joindre durant la journée. Pensez également à surveiller la communication entre membres d’équipe afin de vous assurer de la circulation des informations nécessaires.

Les managers devraient établir des « règles d’engagement » avec leurs collaborateurs dès à présent. Certains outils peuvent être plus adaptés que d’autres, mais le plus important est que les salariés aient des attentes similaires en termes de communication.

Interactions sociales à distance

L’une des mesures qu’un manager peut prendre est le fait de donner aux collaborateurs le cadre idéal pour des interactions sociales (autre que sur le travail) pendant qu’ils sont dans des lieux différents. Les télétravailleurs pourront utiliser cela pour alléger la transition bureau-domicile.

Les interactions sociales de base peuvent notamment être effectuées au début des réunions : « Nous allons tout d’abord prendre les nouvelles de chacun de vous. Tiens Sandrine, comment s’est passé ton week-end ?». Une Pizza Party virtuelle peut également avoir lieu, ou un pot virtuel. L’idée est vraiment de créer de la spontanéité dans vos interactions. Ces événements contribuent à réduire l’impression d’isolement, tout en développant le sentiment d’appartenance à l’organisation.

Encouragements et soutien moral

Avec cette transition soudaine, il devient important pour les managers de reconnaitre le stress de leurs collaborateurs, et qu’ils soient à l’écoute de leurs préoccupations. Faire preuve d’empathie est donc nécessaire. Demandez donc à votre télétravailleur, qui ne fait pas part de ses sentiments, comment il sent ! Écoutez attentivement sa réponse, et reformulez-la pour vous assurer que vous avez bien compris ce qu’il vous a dit. Ses préoccupations doivent être au cœur de la conversation.

Des recherches sur l’intelligence émotionnelle et la contagion affective ont prouvé que les collaborateurs ont tendance à réagir aux changements brusques ou aux situations de crise selon les signaux perçus sur le manager. Si ce dernier est anxieux, alors ses collaborateurs le seront également (« effet de ruissellement », Daniel Goleman). Les dirigeants les plus efficaces optent pour une double-approche, afin de reconnaitre le stress / anxiété ressentis par leurs salariés. Des expressions comme « on va y arriver tous ensemble » peuvent être une arme unique pour combattre l’anxiété de votre équipe. Les collaborateurs seront ainsi plus à même de relever les défis qu’ils rencontrent avec détermination et motivation.

Nous le disons également aux managers qui lisent cet article : vous pouvez y arriver !

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